Lückenlose & rechtskonforme Aufbewahrung Ihrer E-Mails
Maximale Sicherheit durch richtlinienbasiertes E-Mail-Journaling und eDiscovery in der HENRICHSEN Cloud
Das HENRICHSEN E-Mail-Archiv inkl. eDiscovery aus der Cloud
Mit unserem E-Mail-Archiv Service stellen wir sicher, dass ihre E-Mails jederzeit unveränderbar und manipulationssicher erfasst, indiziert und für die Suche und den Export bereitgestellt werden.
So können Sie sicher sein, dass Ihre Mails umfassend und langfristig archiviert, verfügbar und abrufbar sind, wenn Sie Informationen im Zusammenhang mit einer Rechtsangelegenheit oder in einem Datenschutz- oder Compliance-Audit benötigen.
Features auf einen Blick
TÜV geprüftes und ISO zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland
Zuverlässige Erfüllung der Anforderungen der GoBD & DSGVO
Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
Microsoft 365, Google, Lotus Notes, u.a.
Exchange Server 2003-2019
Was genau ist E-Mail-Journaling?
Beim E-Mail-Journaling wird eine Schattenkopie des eingehenden und ausgehenden Mailverkehrs der ausgewählten Postfächer erstellt und in einem Archivsystem gespeichert. Dieses Archivsystem ermöglicht es dank eDiscovery-Funktion, E-Mails zu durchsuchen, zu überprüfen und für rechtliche, behördliche oder geschäftliche Anforderungen aufzubewahren. Dieser Vorgang ist für den User völlig transparent und bietet darüber hinaus Schutz vor nachträglicher Änderung oder Löschung der E-Mails.
Suchergebnisse in Sekunden. Nicht erst in Stunden oder Tagen
Es ist kein Geheimnis, dass Sie für ein akzeptables eDiscovery-Szenario eine gute Speicher- und Suchstrategie auf Basis einer stabilen und performanten Infrastruktur benötigen. Mit der HENRICHSEN Cloud Lösung können Sie an dieser Stelle den Ressourcenbedarf flexibel nach oben und unten skalieren, um so - selbst bei Tausenden oder Millionen von E-Mails - Suchergebnisse innerhalb kürzester Zeit bereitzustellen.
Unsere Archivleistung für Ihren Erfolg
Langfristige und revisionssichere Aufbewahrung Ihrer E-Mail zur Einhaltung weltweit gültiger Regulatorien
Schnelle und einfache Inbetriebnahme (keine Installation auf Ihren Systemen notwendig)
Unlimitierter Speicherplatz
Kosteneffizienz durch Skalierbarkeit
Automatische Aufbewahrungsrichtlinien
Revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails
Schnelles Durchsuchen indizierter Informationen bei Gewährleistung der Integrität
Genehmigungspflichtige und zeitlich begrenzte Ausführung von Suchanfragen (optional)
Schnelles Exportieren von Suchergebnissen im Falle einer rechtlichen Anfrage oder eines Compliance-Audits
Barrierefreier Export des Archivs bei Anbieterwechsel
Gesetzliche Verpflichtung zur E-Mail-Archivierung
Seit 01.01.2007 sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungen, Angebote usw.) zu archivieren. Das betrifft auch E-Mails, denn sie gelten wie Papierdokumente als Geschäftsdokumente und sind somit zwingend archivierungspflichtig!
Jetzt alles rund um die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfahren in unserem Webcast mit der Rechtsanwältin Sabine Sobola!
Technical Deep-Dive: So funktioniert rechtssichere E-Mail-Archivierung im Unternehmen
Exchange online bietet doch eine integrierte Archivierung der Postfächer, oder?
Ja, ABER ...
HENRICHSEN E-Mail-Archiv
- Das HENRICHSEN E-Mail-Archiv kann alle aktiv lizenzierten User bei der Archivierung erfassen. Die archivierten E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitenden werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten.
- Archiviert eine unveränderliche Kopie aller E-Mails des Unternehmens in einem sicheren, unabhängigen Cloud-basierten Archiv. Selbst wenn eine Nachricht von einem Benutzer gelöscht wird, gibt es immer eine Kopie im Archiv, die gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens gespeichert ist.
- Die Protokollierung erfasst nicht nur die ursprüngliche Nachricht, sondern auch Informationen über den Absender und alle Empfänger, einschließlich Bcc- und Verteilerlisten-Empfänger. Diese Informationen können bei der Suche in den Archiven von Absendern als auch von Empfängern gefunden werden.
- Die iterative Echtzeit-Suchfunktionalität ermöglicht es, Suchanfragen so lange zu verfeinern, bis der Benutzer den gewünschten Datensatz gefunden hat. Dieser Ansatz bietet eine erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung einer komplexen Abfrage.
Microsoft 365
- Das Postfacharchiv berücksichtigt nur lizenzierte M365 User. Wird der Account gelöscht, wird auch das Archiv gelöscht. Der Export des Archivs z.B. in ein PST-File erfüllt nicht die Anforderungen an die Revisionssicherheit!
- Benutzer können Nachrichten aus ihrem In-Place-Archiv löschen und ändern. Um alle E-Mails aufzubewahren, müssen alle Benutzer aufbewahrt werden (nicht nur die, die tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind). Dieser "Legal Hold Everything"-Ansatz kann eine Belastung für die IT-Abteilung darstellen und die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens überflüssig machen.
- Ohne eine gesetzliche Sperrfrist ist es unmöglich, genau zu bestimmen, wer die E-Mail tatsächlich erhalten hat. Dieser Umstand könnte den eDiscovery-Prozess langsam, unzuverlässig und anfällig für Falschmeldungen machen, was zu einer zu großen Menge an zu prüfenden Daten und zusätzlichen Kosten führt.
- M365 bietet formularbasierte Suchfunktionen für bis zu 10.000 Postfächer, aber keine "Suche innerhalb einer Suche". Stattdessen müssen die Benutzer zurückgehen und das Suchformular neu aufbauen, bis sie den gewünschten Datensatz gefunden haben.
Starten Sie noch heute!
Falls Sie noch kein rechtskonformes und sicheres E-Mail-Archiv eingerichtet haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt um zu starten. Mit HENRICHSEN ist das ganz einfach, denn wir kümmern uns um alle Aufgaben und bieten Ihnen die richtige Plattform, um Ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.