E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmen verwenden PSTs weiterhin zur Ablage von E-Mails – meist dezentral auf Workstations oder Fileservern. Doch genau das birgt erhebliche Gefahren.

5 Gründe, warum PST-Dateien in Unternehmen nichts verloren haben:

1. Kein Backup auf lokalen Geräten
   PST-Dateien auf Notebooks oder PCs werden häufig nicht vom zentralen Backup erfasst – ein Datenverlust ist im Ernstfall vorprogrammiert.
2. Verlust von Unternehmenswissen
   E-Mails in lokal gespeicherten PSTs sind für andere nicht auffindbar – Know-how bleibt in Silos verborgen oder geht bei Mitarbeiterwechseln verloren.
3. Kein Support durch Microsoft bei Server-PSTs
   Die Ablage von PST-Dateien auf Fileservern ist laut Microsoft nicht unterstützt – bei Problemen gibt es keinen offiziellen Support.
4. Belastung des Backups
   Aufgrund täglich aktualisierter Zeitstempel landen Server-PSTs ständig in inkrementellen Sicherungen – das bläht Speicherbedarf und Sicherungszeiten unnötig auf.
5. Korruption = Datenverlust
   Beschädigte PST-Dateien sind schwer oder gar nicht wiederherstellbar – enthaltene E-Mails können unwiederbringlich verloren gehen.

Unsere Empfehlung:

Ersetzen Sie unsichere, intransparente PST-Strukturen durch eine zentrale, sichere und revisionskonforme Archivierungslösung

Sich ständig wandelnde regulatorische Anforderungen stellen aber eine große Herausforderung im Daten- und Informationshandling im Rahmen von M365 dar.

Trotz einer sich rasant entwickelnden Compliance-Plattform (Purview) reichen diese nativen Funktionen – insbesondere beim Thema E-Mail-Compliance - allein nicht immer aus, um der Komplexität der Regelungen und Gesetze gerecht zu werden.

Unsere HENRICHSEN E-Mail-Archivlösung ermöglicht hier ein zentrales Repository inkl. manipulationssicherer Speicherung, schneller Suche und zuverlässiger Bereitstellung von Daten bei Audits oder juristischen Anfragen. Gleichzeitig schützt sie vor Vendor-Lock-In und zukünftig steigenden Kosten.

Durch die zentrale Archivierung der E-Mail-Kommunikation innerhalb von Microsoft 365 heben sie das Informationsmanagement damit nicht nur auf ein neues Niveau, sondern garantieren auch die:

• Archivierung aller E-Mails (eingehend und ausgehend)
• manipulationssichere Erfassung via Journaling sowie vollständiger Indexierung und Klassifizierung Ihrer E-Mails
• schnelle Wiederherstellung und gezielter Suche nach relevanten Informationen,
• Einhaltung globaler Datenschutzvorgaben durch intelligente Klassifizierungsfunktionen und mehr.

Wir starten mit einer fundierten Analyse Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur, prüfen vorhandene Archive oder PST-Dateien und beraten Sie zur optimalen Lösung – ob Cloud, On-Premises oder hybrid.

Wir übernehmen Ihre bisherigen Archive und PST-Dateien strukturiert und sicher in das neue System. Dabei sorgen wir für unterbrechungsfreie Abläufe und eine reibungslose Integration in Outlook, Microsoft 365 oder Ihre Mailserver.

Gemeinsam definieren wir Ihre Archivierungsstrategie, wie z. B. Journaling oder Benutzerarchive. Wir legen Aufbewahrungsrichtlinien fest und bereiten die Zielumgebung technisch vor – abgestimmt auf Ihre Compliance-Vorgaben.

Nach der Inbetriebnahme schulen wir Ihre Administratoren und – wenn gewünscht – auch Ihre Endanwender. Auf Wunsch übernehmen wir den laufenden Betrieb als Managed Service inklusive Wartung, Überwachung und Support.

Minimal. Unser Ziel ist es, Ihre IT maximal zu entlasten. Wir arbeiten eng mit Ihrem Team zusammen, übernehmen die meiste technische Umsetzung und sorgen für einen reibungslosen Projektverlauf – mit klaren Zuständigkeiten und Zeitplänen.