E-Mail-Archivierung. Kein zentrales Gesetz, trotzdem Pflicht
18.09.2020
MitarbeiterInnen in der Geschäftsstelle und im Home-Office haben eines gemein
Sie kommunizieren größtenteils per E-Mail. Das bringt Vorteile, aber auch einige Verpflichtungen mit sich.
Was früher der gute alte Geschäftsbrief war, ist heute die E-Mail (Tendenz immer noch steigend). Alle möglichen Vereinbarungen werden informell per Mail getroffen. Aufträge und Preise werden verhandelt, Artikel bestellt, Zahlungsmodalitäten geklärt, Zuständigkeiten verteilt und Projektstatus gemeldet. Daher gilt für die Archivierung von Mails mit Geschäftsbrief-Charakter dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für klassische Geschäftsbriefe, nämlich zehn Jahre.
Diese Anforderungen ergeben sich u.a. aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wiederum referenzieren insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Abhängig vom Unternehmen, der Branche und weiteren Faktoren können zudem noch spezifischere Gesetze greifen.
Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss.
Das zentrale Element zur Umsetzung des Ablaufs und der revisionssicheren Archivierung ist die richtige Software.
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