Mobiles Arbeiten bei HENRICHSEN - Wir teilen unsere Erfahrungen

Die Begriffe "Mobiles Arbeiten" und "Home Office" gehören bei der HENRICHSEN Gruppe zum Alltag. Je nach Funktion und Abteilung können alle Mitarbeiter jederzeit von überall aus arbeiten. Auch im neuen Headquarter der HENRICHSEN AG in Straubing, welcher im Sommer 2020 bezogen wird, wird diese Arbeitsweise weiter gelebt. Es wird keine fest zugeteilten Arbeitsplätze mehr geben, sodass die Mitarbeiter jederzeit ihren Arbeitsplatz wechseln und mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten können.

Vor allem in der jetzigen COVID-19 Krise hat sich diese Arbeitsweise bewährt. Alle Mitarbeiter der HENRICHSEN Gruppe konnten sofort vom Home Office aus arbeiten und alle Termine, egal ob Kunden- oder Teammeeting, können online abgehalten werden.

Interview - Wir teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen

Viele Firmen sind jetzt gezwungen, ihre gesamten Geschäftsprozesse so umzustellen, dass alle Abteilungen problemlos von zuhause aus arbeiten können. Wir möchten gerne unsere Erfahrungen teilen und haben bei Fabian Henrichsen, Vorstand der HENRICHSEN AG und Philip Piendl, Prokurist und Leiter Finanzen, HR, IT mal nachgefragt, wie die HENRICHSEN AG im Jahr 2015 das Projekt "mobiles Arbeiten" umgesetzt hat und welche Tipps sie anderen Unternehmen geben können.

Wann kam der HENRICHSEN Gruppe erstmals der Gedanke, den Mitarbeitern das mobile Arbeiten zu ermöglichen?

Fabian Henrichsen: Im Jahr 2015 starteten wir die ZEN-IT Initiative, die im Jahr 2016 live ging. Flexibles Arbeiten von überall aus, Einbindung in die Geschäftsprozesse des Unternehmens, digitaler Dokumentenaustausch und -handling (z.B. Invest- und Urlaubsprozesse), digitale Kommunikationsmöglichkeiten sowohl intern (Social Intranet, Videokonferenzen & Screensharing, Microsoft OneDrive usw.), als auch extern (z.B. virtuelle Projekträume). Der wesentliche Treiber war das moderne Arbeiten vorzuleben, das wir Kunden verkaufen. Und als attraktiver Arbeitgeber unseren Mitarbeitern die größtmögliche Flexibilität zu bieten.

Was waren die ersten Schritte, die eingeleitet wurden? Welche Abteilungen wurden in die Umsetzung miteinbezogen?

Philip Piendl: Die ersten Schritte waren die technischen Voraussetzungen zu schaffen (Infrastruktur und Clients). Hierbei wurden bewusst alle Unternehmensteile mit einbezogen. Ein kleines Beispiel hierfür, auch die Mitarbeiter der Verwaltung haben Notebooks bekommen, um technisch dazu in der Lage zu sein mobil arbeiten zu können. Davon profitieren wir heute.

Wie lange hat das Projekt „mobiles Arbeiten“ letztendlich tatsächlich gedauert?

Philip Piendl: Ich würde sagen das Projekt dauert immer noch an. Anforderungen und Erwartungen steigen kontinuierlich und auch der technische Fortschritt macht ja nicht halt, daher gilt es dies weiter zu optimieren. Um ehrlich zu sein, sind wir von einer vollständigen Digitalisierung ebenfalls noch ein Stück entfernt.

Können alle Abteilungen und Mitarbeiter das mobile Arbeiten nutzen und jederzeit vom Homeoffice aus arbeiten?

Fabian Henrichsen: Ja, gerade zu Zeiten von Corona hat sich dies bewährt und war unsere Nagelprobe. Wir sind stolz darauf, dass all unsere Prozesse laufen und die Mitarbeiter von zuhause aus gut integriert in die Geschäftsprozesse sind.

Was waren die größten Herausforderungen während dem Projekt? Was würde die HENRICHSEN jetzt anders machen?

Fabian Henrichsen: Damals die Umstellung auf das Microsoft Handy Lumia. Hier gab es eine sehr geringe Mitarbeiterakzeptanz. Es wurde deutlich, welchen Stellenwert das Endgerät für die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat.

Philip Piendl: Neben der Umstellung der Geräte, gibt es diverse andere Herausforderungen, die man bedenken sollte. Es verändert sich das Führungsverhalten zwischen Mitarbeiter und Führungskraft (Stichwort Kontrollverlust). Hierzu haben wir z.B. eine Schulung "Wie führt man virtuell" aufgesetzt. Darüber hinaus gilt es Richtlinien z.B. zur Arbeitszeiterfassung (Wann, Umfang, Wo) anzupassen und auch Prozesse vollständig zu digitalisieren.

Was sind die Vorteile für die HENRICHSEN Gruppe, dass alle Mitarbeiter jederzeit mobil arbeiten können?

Fabian Henrichsen: Eine funktionierende Organisation, auch in Ausnahmesituationen (vom Gasalarm bis zu COVID-19). Die Digitalisierung von Geschäftsprozesse ist kein Nice2have, sondern ein Musthave, wie sich jetzt beweist. Auch die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber ist ein großer Vorteil, weil Mitarbeiter Flexibilität neben Gehalt als mit das Wichtigste bei der AG-Wahl unserer Erfahrung nach schätzen.

Philip Piendl: Die Flexibilität in den Büroräumlichkeiten. In unserem neuen Bürogebäude benötigen wir z.B. weniger qm-Fläche durch weniger Arbeitsplätze. Ein weiterer Vorteil ist die Verankerung eines digitalen Verständnisses bzw. Wissen bei jedem einzelnen Mitarbeiter.

Wie hat uns das „mobile Arbeiten“ bei der jetzigen Herausforderung im Zusammenhang mit dem Virus COVID-19 geholfen?

Fabian Henrichsen: Es war möglich eine sofortige Quarantäne-Situation zur Sicherung der Gesundheit unserer Mitarbeiter, unserem wichtigsten „Gut“, umzusetzen, ohne dass es relevante Reibungen im Geschäftsablauf gab. In der Konsequenz: volle Leistungsfähigkeit für unsere Kunden.

Zum Abschluss: Tipps für andere Firmen, die das mobile Arbeiten jetzt auch für alle Mitarbeiter ermöglichen möchten?

Philip Piendl: Man sollte sich die Frage stellen, welche Sofortmaßnahmen gilt es jetzt zu ergreifen, um den Betrieb am Laufen zu halten? Daraus erkennen Sie schon wo Ihre Schwachstellen liegen und können dies in ein strategisches Gesamtprojekt einfließen lassen. Fangen Sie mit kleinen Schritten an, diese kosten nicht viel Geld und Aufwand und bringen ggf. schon großen Fortschritt mit sich (Cloud-Technologie macht es auch für kleine Firmen mit begrenztem Budget finanzierbar).

Fabian Henrichsen: Ein strategisches Projekt aufsetzen, das von Infrastruktur, über Endgeräte, über Systeme bis hin zu Kulturchange alles umfasst. Neben der Infrastruktur steht im Kern die Digitalisierung von dokumentenzentrischen Geschäftsprozessen. Auch die Schulung von Führungskräften im Management dezentraler Organisationen ist ein wichtiger Faktor.

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